Coluna FAGMAX – Como otimizar a operação e minimizar custos inesperados

O preço de um produto/serviço é composto por custo e margem. A margem é definida pela estratégia que a empresa possui, e depende única e exclusivamente de quanto a empresa pretende ganhar com seus produtos/serviços. Já o custo, deve ser o menor possível.

O custo é influenciado por diversos fatores, como custo da matéria prima, mão de obra, produção, logística, impostos, dentre outros. Mas, neste artigo, nossa intenção é focar no custo envolvido no transporte rodoviário de cargas porta – porto (e vice versa).

Para reduzir o custo do transporte rodoviário de cargas, todos os atores da cadeia têm que estar alinhados com a operação. Em outras palavras, a logística tem que estar OTIMIZADA.

Na teoria, “logística otimizada” é um termo muito utilizado. É um termo que está na moda, mas que muitos não sabem, de fato, o que significa, e o que representa em termos práticos.

“Logística otimizada”, como o próprio nome diz, é tornar a sua logística ÓTIMA, ou seja, correndo na máxima normalidade, sem contratempos. É claro que, às vezes, imprevistos realmente acontecem, sem que pudessem ser evitados. Mas, mesmo com estradas ruins e mão de obra desqualificada, alguns gargalos no transporte rodoviário poderiam não existir se a operação fosse otimizada.

Sendo assim, seguem alguns pontos aos quais uma empresa deve se atentar, a fim de minimizar os custos com o transporte rodoviário:

1. Fluxo de informação: a informação PRECISA fluir com:

a. Velocidade: a operação não pode ficar parada por falta de informação.

i. Chegada do caminhão: no momento em que o caminhão chega na porta do cliente, a equipe da fábrica deve ser comunicada imediatamente, para que a carga / descarga aconteça o quanto antes.
ii. Emissão/entrega da Nota Fiscal: após o término do carregamento, a informação deve ser passada imediatamente para a equipe fiscal, para que a Nota Fiscal seja emitida e entregue ao motorista sem perda de tempo: caminhão parado é prejuízo, e excedendo as horas livres, geram custos extras;
iii. Use o telefone: com a internet, o telefone acabou quase que substituído pelo email. Muitas coisas que poderiam ser resolvidas em um telefonema de 5 minutos acabam se estendendo por horas, ou até mesmo dias, para serem resolvidas, devido ao vício que foi criado de se enviar email para praticamente tudo. O ideal é primeiro telefonar e discutir a questão e, depois, formalizar o combinado por email.

b. Precisão: a informação passada tem que ser correta. Isso pode parecer óbvio, mas por incrível que pareça, muitos erros de numeração de containers, lacres, BLs, placas de caminhões, dentre outros, são passados com erros de digitação, gerando atrasos e retrabalhos. O caminhão pode ficar horas parado na entrada do terminal aguardando a correção de algum erro na Nota Fiscal ou no agendamento;

c. Clareza: todos devem compreender a informação que está sendo passada. Devido à educação de base do Brasil ainda ser precária, muitos profissionais não são adequadamente qualificados para exercerem suas funções, apresentando dificuldades em se expressar com clareza (principalmente na escrita), enquanto que outros apresentam dificuldades em compreender textos relativamente simples (principalmente em emails). Portanto, quanto mais direta for passada a mensagem, e quanto mais simples forem as palavras utilizadas, melhor.

2. Programação de operação: operações de um ou dois containers são muito simples, e não requerem tanto esforço para que ocorram de modo organizado. Porém, operações maiores, como de 10, 20 ou 100 containers, requerem mais atenção em alguns pontos específicos, como:

a. Chegada de caminhões:

i. Cliente: evitar solicitar que todos os caminhões cheguem no mesmo horário para carga/descarga, a não ser que a planta tenha capacidade para operá-los dentro das horas livres;
ii. Transportadora: os caminhões devem se programar para chegar com antecedência ao horário acordado com o cliente, para que não atrase mesmo que haja imprevistos;

b. Encarregados para operação: algumas vezes, as operações sofrem atrasos por falta de pessoal para operar. As plantas costumam ser grandes, com diversas operações acontecendo simultaneamente e, não raramente, o caminhão fica “esquecido” dentro da planta;

c. Emissão de NF: muitas vezes, a operação é concluída, porém a NF só é emitida horas depois. Em casos piores, o carregamento termina após o horário comercial, não havendo funcionário para emissão de NF. Sendo assim, o caminhão precisa passar a noite no cliente, aguardando o dia seguinte para receber a NF e poder seguir para o porto. A estadia gerada é o menor dos problemas. O problema, mesmo, é quando o cliente perde o Dead Line do embarque, incorrendo em perda de navio, custos de prestacking, armazenagem, detention, além de problemas com o importador, que estava contando com sua carga na data programada e pode ter quebra de estoque;

d. Agendamento de entrega de container junto ao terminal: a transportadora deve fazer o agendamento junto ao terminal logo que emitida a NF.

Em resumo, a regra geral é: organização, prevenção, velocidade, precisão, clareza/simplicidade.

Desse modo, as operações tendem a acontecer com maior fluidez e menores imprevistos. Ainda assim, problemas acontecem no nosso ramo, e o que difere uma boa transportadora é o modo como tal problema é resolvido (velocidade, transparência e ônus gerado).

FAGMAX Logística – Texto de Vitor Schäfer Serra